Het verbetertraject van een disfunctionerende werknemer

Het komt in de praktijk regelmatig voor; een disfunctionerende werknemer op de werkvloer. In veel gevallen gaan werkgevers uiteindelijk over tot het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst, maar vaak wordt vergeten dat er een erg belangrijk voortraject is. Hoe handel je als werkgever wanneer een werknemer disfunctioneert? Welke afspraken moeten er worden gemaakt? Wanneer wordt er overgegaan tot het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst? Aan de hand van deze checklist bereid je het verbetertraject voor een disfunctionerende werknemer zorgvuldig voor.

Voorfase: start niet direct met een formeel verbeterplan, maar informeer de werknemer tijdig over het disfunctioneren en:

·   Benoem concrete punten/gedragingen waarop de werknemer onvoldoende presteert en benoem welk gedrag/output dan wél wordt verlangd

·   Stel de werknemer vervolgens ook echt in de gelegenheid om het functioneren te verbeteren

·   Documenteer: afspraken, protocollen en regels moet je schriftelijk vastleggen

·   Laat een derde en meer onafhankelijke collega bij (functionerings)gesprekken aanwezig zijn, bijvoorbeeld iemand van HR

·   Vraag feedback aan de direct leidinggevende(n)

·   Vergeet telkens hoor en wederhoor niet

·   Controleer: vloeit het disfunctioneren voort uit ziekte of gebrek?

·   Wees kritisch naar jezelf: is er gehandeld conform arbeidsovereenkomst, cao en interne bedrijfsregels?

·   Benoem en leg vast wat ook jij als werkgever kan en moet doen om het functioneren te verbeteren

Het is belangrijk dat je de werknemer dus tijdig aanspreekt op het disfunctioneren en een dossier opbouwt waarin duidelijk wordt op welke concrete punten de werknemer onvoldoende presteert, van welk exacte gedrag verbetering wordt verlangd en hoe je de werknemer in de gelegenheid gaat stellen om het functioneren te verbeteren. Hierbij is het van belang dat er onderscheid wordt gemaakt tussen het functioneren qua “functie-vereisten” en “karakter, houding en/of gedrag”. Beiden kunnen namelijk verbetering behoeven. Daarnaast is het cruciaal dat wanneer de werknemer een arbeidshandicap heeft, er volgens een deskundige wordt beoordeeld of het disfunctioneren voortvloeit uit ziekte of gebreken. Is de werknemer ziek of heeft hij een gebrek? Dan moet namelijk onafhankelijk worden vastgesteld of de werknemer arbeidsongeschikt is voor de uitoefening van zijn werkzaamheden.

 Verbeterplan: mocht er in de voorfase geen verbetering optreden, dan is het tijd voor een formeel verbeterplan. Enkele aandachtspunten:

·   Zijn er (minder vergaande) alternatieven om het functioneren te verbeteren?

·   Pas hoor en wederhoor toe op de concrete (en met name ook objectieve) verbeterpunten

·   Stel objectieve en subjectieve doelen (bijvoorbeeld meetbare/niet meetbare targets en ongewenst/gewenst gedrag)

·   Is er scholing, training en/of coaching aangeboden?

·   Is herplaatsing – eventueel na bijscholing – mogelijk?

·   Wat kan en zal je als werkgever zelf moeten doen om het functioneren te verbeteren?

·   Bepaal hoe de verbeterpunten zullen worden getoetst, wanneer die verbeterpunten worden getoetst en wie dat namens de werkgever gaat beoordelen

·   Benoem wat de consequentie is van het niet beter gaan functioneren en formuleer dus al direct een concreet (eind)doel

·   Evalueer het verbeterplan regelmatig en stel het zo nodig bij

Voordat je als werkgever een verbeterplan opstelt, is het dus verstandig om alternatieven te overwegen, zoals coaching, training, Mediation of het plaatsen op een andere functie/afdeling. Een verbeterplan moet namelijk proportioneel zijn. Als je in gesprek gaat met de werknemer, is het essentieel om voorbeelden van het disfunctioneren te benoemen en om objectieve en subjectieve doelen te stellen. Bespreek hierbij zowel het ongewenste gedrag als ook het gewenste gedrag en stel meetbare en niet-meetbare targets (bijvoorbeeld collegiaal gedrag). Dit om te voorkomen dat als een werknemer de meetbare targets wel haalt, er niet vanzelfsprekend sprake is van “goed” functioneren.

Heeft het verbetertraject voor een disfunctionerende werknemer niet het gewenste effect? Dan kun je overgaan tot het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst. Binnenkort verschijnt ook over dit onderwerp een blog, inclusief checklist die je kunt gebruiken bij het opstellen van jouw vaststellingsovereenkomst.

Wens je juridische ondersteuning bij het disfunctioneren van een werknemer? Laat onze arbeidsrechtspecialiste Claudie Gimbrère je voorzien van advies. Uiteraard kun je ook met al jouw overige juridische vragen contact met ons opnemen.