De vaststellingsovereenkomst

In een eerder artikel heb ik uitleg gegeven over een verbeterplan in het geval een werknemer niet goed functioneert. Maar wat moet je doen als een verbeterplan niet het gewenste effect heeft? Dan wordt er in veel gevallen overgegaan tot het aanbieden van een vaststellingsovereenkomst, ook wel een beëindigingsovereenkomst genoemd. Die term komt je vast bekend voor, maar wat houdt een vaststellingsovereenkomst eigenlijk precies in?

Een vaststellingsovereenkomst is in dit geval een overeenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd tussen de werkgever en de werknemer over het beëindigen van de arbeidsrelatie. Het is van belang dat een vaststellingsovereenkomst zorgvuldig wordt opgesteld, om onenigheid of onduidelijkheid achteraf te voorkomen. Wij helpen je alvast op weg en hebben een checklist gemaakt met onderwerpen waar je in ieder geval afspraken over maakt:

·         De einddatum

·         De reden van de beëindiging

·         Eventuele vrijstelling van de werkzaamheden van de werknemer

·         Welke salaris(bestanddelen) worden doorbetaald

·         De eindafrekening

·         Vakantiedagen

·         Ziekte voor/tijdens of na ondertekenen

·         Secundaire arbeidsvoorwaarden (auto, telefoon, reiskostenvergoeding, ziektekostenvergoeding, bonus, dertiende maand, pensioen etc.)

·         Het al dan niet betalen van een beëindigingsvergoeding

·         Geheimhouding

·         Toepasselijkheid van post-contractuele bedingen (bijvoorbeeld een relatie- en/of concurrentiebeding) uit de arbeidsovereenkomst

·         Getuigschrift, referenties en communicatie over vertrek

·         Bedenktermijn

·         Negatieve uitlatingen

·         Terugvorderen (studie)kosten

·         Vergoeding juridische kosten

·         Sociale media

·         Verrekenen openstaande schulden werknemer

·         Finale kwijting

·         Toepasselijk recht en forumkeuze

Nu je de checklist hebt gelezen, zullen er waarschijnlijk vragen bij je opkomen. Geen zorgen, onze arbeidsrechtspecialist Claudie Gimbrère heeft enkele onderwerpen nader voor je toegelicht.

Einddatum

De opzegtermijn hoeft in de beëindigingsovereenkomst niet in acht genomen te worden, maar dit heeft wel gevolgen voor de ingangsdatum van de eventuele WW-uitkering van de werknemer. Wanneer een werknemer vermoedelijk niet op korte termijn een nieuwe baan zal vinden en WW zal moeten aanvragen, zal het niet in acht nemen van de opzegtermijn vaak niet akkoord zijn voor de werknemer. De werknemer zal namelijk graag aansluitend op de einddatum aanspraak willen maken op de WW.

Het al dan niet betalen van een beëindigingsvergoeding

Het betalen van een transitievergoeding is in het geval van een vaststellingsovereenkomst niet verplicht, maar wordt wel vaak als uitgangspunt voor het bepalen van de hoogte van de beëindigingsvergoeding genomen. Het meerdere (of mindere) is onderhandelbaar en hangt van de concrete situatie af. Om te voorkomen dat de werknemer naast de in de vaststellingsovereenkomst opgenomen vergoeding ook de transitievergoeding vordert, is het raadzaam om in de vaststellingsovereenkomst op te nemen dat in deze beëindigingsvergoeding ook de transitievergoeding is inbegrepen.

Een andere tip is het stellen van voorwaarden aan de uitbetaling van de vergoeding, zoals dat de overeenkomst niet voor de overeengekomen einddatum alsnog op een andere wijze eindigt (denk aan een ontslag op staande voet of overlijden) voor de einddatum en dat de werknemer geen zicht mag hebben op een nieuwe baan.

Toepasselijkheid van post-contractuele bedingen uit de arbeidsovereenkomst

Een onderwerp waarover zeker duidelijke afspraken moeten worden gemaakt. Partijen kunnen bij de onderhandeling over een beëindiging met wederzijds goedvinden overeenkomen dat bijvoorbeeld het concurrentiebeding vervalt. Het is van belang dat dit expliciet wordt overeengekomen. De rechtbank heeft namelijk al een eerder geoordeeld dat een concurrentiebeding in stand bleef omdat dit niet expliciet in de finale kwijting was opgenomen. Voorkom onduidelijkheid achteraf en maak hierover dus goede afspraken. Maak ook afspraken over een nevenwerkzaamhedenbeding of andere post-contractuele bepalingen.

Getuigschrift, referenties en communicatie over vertrek

Als werkgever ben je verplicht om op verzoek van een werknemer een getuigschrift te verstrekken. Je bent echter niet verplicht om een positief geformuleerd getuigschrift op te stellen. Je bent daarmee in beginsel vrij om jouw subjectieve oordeel over het functioneren op te nemen, maar dit oordeel moet uiteraard wel terug te voeren zijn op eerder gegeven beoordelingen en gesprekken. Let wel op! Je kunt een potentiële nieuwe werkgever misleiden met een, in strijd met de waarheid, (te) gunstig getuigschrift. Als je bewust onjuiste mededelingen opneemt, dan riskeer je door de werknemer, maar ook door derden aansprakelijk te worden gesteld voor schade die daardoor is ontstaan.

Vergoeding juridische kosten

Het Hof heeft bepaald dat de werknemer op basis van goed werkgeverschap de ruimte moet krijgen om een beëindigingsovereenkomst te bestuderen en daarover advies in te winnen. Het is raadzaam om in de vaststellingsovereenkomst op te nemen dat deze ruimte is geboden en dat een vergoeding van bedrag x is aangeboden. Je bent niet verplicht om de juridische kosten te betalen, maar in de praktijk gebeurt dit meestal wel. Deze kosten vallen overigens onder de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

Finale kwijting

Het idee van een vaststellingsovereenkomst is uiteraard dat alle afspraken in de vaststellingsovereenkomst staan, en dat daarmee het boek ook echt dicht gaat. Partijen hebben verder niks meer van elkaar te vorderen, oftewel, finale kwijting. Dat moet dan ook in de overeenkomst komen te staan. Een rechter legt een overeengekomen finale kwijting niet alleen taalkundig uit, maar kijkt ook naar de bedoeling van partijen en wat partijen dus over en weer ten aanzien van elkaar hadden mogen begrijpen. Daarbij kan ook de (mogelijke) kennis van partijen en de positie van partijen van belang zijn. Hebben werkgever en werknemer uitvoerig onderhandeld? Zijn werkgever en werknemer bijgestaan door een gemachtigde of advocaat? Wie heeft de overeenkomst opgesteld? Waren werkgever en werknemer bij het aangaan van de vaststellingsovereenkomst op de hoogte van de (vergeten) vordering of hadden zij op de hoogte moeten zijn? Dit zijn belangrijke vragen die mee zullen wegen in het oordeel van de rechter.

Tot slot

Met de checklist van onze arbeidsrechtspecialist en de toelichting op de hierboven opgenomen onderwerpen kom je al een heel eind bij het opstellen van de vaststellingsovereenkomst. Je bent er echter nog niet; elke situatie verschilt en elke situatie verlangt daarom andere afspraken. Voorkom onenigheid achteraf en laat je juridisch ondersteunen door één van onze arbeidsrechtspecialisten zoals Claudie Gimbrère. Uiteraard kun je ook voor al jouw andere juridische vragen bij ons terecht.